Как квартирному товариществу сменить бухгалтера: порядок и документы

1 Кто решает и когда можно сменить бухгалтера

Бухгалтерию товарищества организует правление (KrtS § 50), и договоры от имени товарищества заключает тоже оно (KrtS § 24). Поэтому выбрать нового бухгалтера и прекратить договор с прежним обычно может правление, если устав или решение собрания не говорят иначе.

Прежний бухгалтер ведёт учёт по последний месяц, а новый начинает с первого числа следующего. Удобнее всего переходить с 1 января, потому что тогда новый бухгалтер ведёт весь год с начала, а прежний может составить годовой отчёт за свой год. Если переходите в середине года, заранее договоритесь, кто составит годовой отчёт.

2 Как выглядит переход к новому бухгалтеру с 1 января

Допустим, правление дома на 24 квартиры решило сменить бухгалтера с 2027 года, а в договоре с прежним бухгалтером срок уведомления один месяц.

1. До 30 ноябряПравление выбирает нового бухгалтера и письменно уведомляет прежнего.
2. 1 январяНачинает работать новый бухгалтер, и права в e-MTA и в банке у него уже есть.
3. До 15 январяПрежний бухгалтер передаёт документы и сальдо на 31 декабря, и все подписывают акт.
4. До 30 июняГодовой отчёт за 2026 год составляет тот, о ком договорились.

3 Как перейти к новому бухгалтеру по шагам

1. Проверьте договор и выберите дату перехода

   Посмотрите в договоре с прежним бухгалтером срок уведомления и что сказано о передаче документов. Подпишите договор с новым бухгалтером и договоритесь, с какого месяца он начинает.

2. Письменно уведомите прежнего бухгалтера

   Отправьте письмо с датой прекращения договора и сроком передачи документов и приложите акт передачи. Образец письма ниже.

3. Переключите доступы

   Дайте новому бухгалтеру права в e-MTA, e-Äriregister и банке, а у прежнего отзовите их, когда он закончит последние работы. Как это сделать, показано ниже.

4. Подпишите акт передачи

   Новый бухгалтер сверяет переданное по акту, а вы подписываете акт вместе с обоими бухгалтерами.

5. Сообщите собственникам о новом бухгалтере

   Напишите, от кого теперь придут счета и куда задавать вопросы. Банковский счёт товарищества при смене бухгалтера не меняется.

Письмо прежнему бухгалтеру может быть совсем коротким. Ниже образец, а вариант с реквизитами есть в файле Word.

4 Что забрать у прежнего бухгалтера

Бухгалтерские документы принадлежат товариществу, и оно обязано хранить их 7 лет (RPS § 12). Полный список того, что передаёт прежний бухгалтер, есть в акте передачи (файл Word ниже). Приложите его к письму, а сверку переданного сделает новый бухгалтер. Правлению достаточно убедиться, что среди переданного есть главное:

• сальдо на дату перехода: кто сколько должен и сколько переплатил по каждой квартире, а также остатки ремонтного фонда, резервного капитала и кредита;
• выгрузка из программы учёта, а не только отчёты в PDF;
• первичные документы за 7 лет, последний годовой отчёт, хозплан, договоры и протоколы собраний.

Если прежний бухгалтер тянет с передачей, напишите ему ещё раз со списком и новым сроком и сохраните переписку. Обычно этого хватает, потому что документы принадлежат товариществу. Если и это не помогает, обратитесь к юристу: спор о договоре ведёт он, а не бухгалтер.

5 Как дать доступы новому бухгалтеру и закрыть прежнему

Свою ID-карту, PIN-коды и Smart-ID никому не передавайте, даже бухгалтеру. Каждый получает свои права, а член правления выдаёт их и отзывает.

1. Дайте права в e-MTA

   Откройте «Seaded», затем «Pääsuõigused» и «Esindajate pääsuõigused», выберите товарищество и нажмите «Uus pääsuõigus». Бухгалтеру обычно дают пакет «Raamatupidaja pakett». Права прежнего бухгалтера сами не закончатся, поэтому закройте их там же через значок карандаша (инструкция EMTA).

2. Назначьте бухгалтера в e-Äriregister

   Чтобы бухгалтер мог вносить годовой отчёт, назначьте его «sisestaja», то есть человеком, который вносит данные. Для этого откройте «Sisestajate määramine» и выберите «Lisa uus sisestaja». Для этого у бухгалтера должен быть эстонский личный код. Прежнего бухгалтера уберите там же ссылкой «eemalda» (справка регистра).

3. Дайте доступ в банке

   Обычно бухгалтеру хватает доступа к выпискам, а платежи подтверждает правление. Доступ прежнего бухгалтера закройте.

6 Где легко ошибиться

• Не договорились о последней TSD и годовом отчёте. Если товарищество платит вознаграждение, TSD за последний месяц прежнего бухгалтера подают до 10 числа следующего месяца. Кто её подаст и кто составит годовой отчёт, лучше записать в письме.
• Отозвали права слишком рано или забыли отозвать. Права в e-MTA и e-Äriregister сами не заканчиваются. Отзовите их, когда прежний бухгалтер сдаст всё, о чём договорились.

7 Вопросы и ответы