Korteriühistu raamatupidaja vahetus: kord ja dokumentide nimekiri

1 Kes otsustab ja millal saab raamatupidajat vahetada

Korteriühistu raamatupidamist korraldab juhatus (KrtS § 50) ja ühistu nimel sõlmib lepinguid samuti juhatus (KrtS § 24). Seepärast saab uue raamatupidaja valida ja senisega lepingu lõpetada tavaliselt juhatus, kui põhikiri või üldkoosoleku otsus ei näe ette teisiti.

Senine raamatupidaja peab raamatupidamist viimase kuu lõpuni ja uus alustab järgmise kuu esimesest päevast. Kõige mugavam on vahetada 1. jaanuarist, sest siis peab uus raamatupidaja raamatupidamist aasta algusest ja senine saab koostada lõppenud aasta aruande. Kui vahetate aasta keskel, leppige aegsasti kokku, kes majandusaasta aruande koostab.

2 Kuidas käib üleminek uuele raamatupidajale 1. jaanuarist

Oletame, et 24 korteriga maja juhatus otsustas raamatupidaja 2027. aastast vahetada ja senise raamatupidaja lepingus on etteteatamise tähtaeg üks kuu.

1. 30. novembriksJuhatus valib uue raamatupidaja ja ütleb senise raamatupidajaga lepingu kirjalikult üles.
2. 1. jaanuarUus raamatupidaja alustab tööd. Tal on juba õigused e-MTA-s ja pangas.
3. 15. jaanuariksSenine raamatupidaja annab üle dokumendid ja saldod 31. detsembri seisuga ning juhatus ja mõlemad raamatupidajad allkirjastavad akti.
4. 30. juuniks2026. majandusaasta aruande koostab see raamatupidaja, kellega on nii kokku lepitud.

3 Kuidas üleminek samm-sammult käib

1. Vaadake leping üle ja valige ülemineku kuupäev

   Vaadake senise raamatupidaja lepingust, milline on etteteatamise tähtaeg ja mida leping ütleb dokumentide üleandmise kohta. Sõlmige uue raamatupidajaga leping ja leppige kokku, millisest kuust ta alustab.

2. Teatage senisele raamatupidajale kirjalikult

   Saatke kiri lepingu lõppemise kuupäeva ja dokumentide üleandmise tähtajaga ning lisage üleandmise akt. Kirja näidis on allpool.

3. Andke ja lõpetage ligipääsud

   Andke uuele raamatupidajale õigused e-MTA-s, e-äriregistris ja pangas. Senise raamatupidaja õigused lõpetage siis, kui ta on viimased tööd teinud. Kuidas seda teha, näitame allpool.

4. Allkirjastage üleandmise akt

   Uus raamatupidaja kontrollib üleantu akti järgi ja teie allkirjastate akti koos mõlema raamatupidajaga.

5. Teatage korteriomanikele uuest raamatupidajast

   Kirjutage, kellelt tulevad nüüd arved ja kellele esitada küsimusi. Ühistu pangakonto raamatupidaja vahetusel ei muutu.

Kiri senisele raamatupidajale võib olla lühike. Allpool on näidis. Rekvisiitidega variant on Wordi failis.

4 Mida senisel raamatupidajal üle anda tuleb

Raamatupidamise dokumendid kuuluvad ühistule ja ühistu peab neid säilitama 7 aastat (RPS § 12). Üleandmise aktis (Wordi fail allpool) on täielik nimekiri sellest, mida senine raamatupidaja üle annab. Lisage see nimekiri kirjale. Kas kõik on üle antud, kontrollib uus raamatupidaja. Juhatusel piisab veenduda, et üle on antud kõige tähtsam:

• saldod ülemineku kuupäeva seisuga ehk iga korteri võlg ja ettemaks ning remondifondi, reservkapitali ja laenu jääk;
• raamatupidamisprogrammi andmete eksport, mitte ainult PDF-aruanded;
• viimase 7 aasta algdokumendid, viimane majandusaasta aruanne, majanduskava, lepingud ja üldkoosolekute protokollid.

Kui senine raamatupidaja venitab üleandmisega, kirjutage talle uuesti, lisage nimekiri ja uus tähtaeg ning hoidke kirjavahetus alles. Tavaliselt sellest piisab, sest dokumendid kuuluvad ühistule. Kui ka see ei aita, pöörduge juristi poole, sest lepinguvaidlusi raamatupidamisbüroo ei lahenda.

5 Kuidas anda ja lõpetada ligipääsud

Ärge andke oma ID-kaarti, PIN-koode ega Smart-ID-d kellelegi, ka mitte raamatupidajale. Igaüks saab eraldi õigused, mille annab ja lõpetab juhatuse liige.

1. Andke õigused e-MTA-s

   Avage „Seaded“, siis „Pääsuõigused“ ja „Esindajate pääsuõigused“, valige ühistu ja vajutage „Uus pääsuõigus“. Raamatupidajale antakse tavaliselt „Raamatupidaja pakett“. Senise raamatupidaja õigused ei lõpe iseenesest. Lõpetamiseks vajutage samas loetelus pliiatsiikoonile (EMTA juhend).

2. Määrake raamatupidaja e-äriregistris sisestajaks

   Et raamatupidaja saaks majandusaasta aruannet sisestada, valige „Sisestajate määramine“ ja siis „Lisa uus sisestaja“. Sisestajal peab olema Eesti isikukood. Senise raamatupidaja eemaldage lingiga „eemalda“ (registri abiinfo).

3. Andke ligipääs pangas

   Tavaliselt piisab raamatupidajale ligipääsust väljavõtetele ja makseid kinnitab juhatus. Senise raamatupidaja ligipääs lõpetage.

6 Kus on lihtne eksida

• Ei lepitud kokku, kes esitab viimase TSD ja aruande. Kui ühistu maksab tasu, esitatakse senise raamatupidaja viimase kuu TSD järgmise kuu 10. kuupäevaks. Kes selle esitab ja kes koostab aruande, on parem kirjas kokku leppida.
• Õigused lõpetati liiga vara või jäid lõpetamata. E-MTA ja e-äriregistri õigused ei lõpe iseenesest. Lõpetage need, kui senine raamatupidaja on teinud kõik kokkulepitud tööd.

7 Küsimused ja vastused